Nota emitida com erro acontece com todo mundo: o endereço veio incompleto, a quantidade saiu 2 em vez de 1, o cliente desistiu da encomenda. O que você pode fazer depende do tipo de erro e de quanto tempo passou desde a autorização. Existem três ferramentas principais, cancelamento, carta de correção e nota de devolução, e cada uma resolve um problema diferente.
Cancelamento: 24 horas e mercadoria parada
A regra nacional está no Ajuste SINIEF 07/05: o emitente pode pedir o cancelamento da NF-e em até 24 horas contadas da Autorização de Uso, desde que não tenha havido a circulação da mercadoria. O cancelamento é um evento enviado à SEFAZ, assinado com o certificado digital e acompanhado de uma justificativa.
Duas condições, as duas obrigatórias:
- Prazo: 24 horas a partir do horário de autorização, não do fim do dia. Nota autorizada às 16h de segunda pode ser cancelada até 16h de terça.
- Sem circulação: se a peça já foi postada ou entregue com aquela nota, o cancelamento não é o caminho, mesmo dentro das 24 horas.
Quando usar: nota duplicada, venda desfeita antes do envio, erro de valor, quantidade ou destinatário que a carta de correção não pode consertar. Depois do cancelamento, se a venda continua, emita uma nota nova e correta.
Passou das 24 horas: o que muda por estado
O mesmo ajuste permite que cada estado aceite, em casos excepcionais, o cancelamento fora do prazo (o chamado extemporâneo). Cada um define como. Alguns exemplos do levantamento publicado pelo Bling:
| Estado | Como funciona depois do prazo |
|---|---|
| São Paulo | Pedidos de cancelamento são recebidos pelo sistema até 480 horas da autorização, com multa; depois disso, só com aprovação do Posto Fiscal |
| Minas Gerais | Exige denúncia espontânea; após 168 horas o cancelamento extemporâneo está sujeito a multa |
| Rio Grande do Sul e Santa Catarina | Não há cancelamento fora do prazo: emite-se uma NF-e de estorno |
| Mato Grosso | Prazo de cancelamento menor (8 horas) e pedido de anulação por processo |
Esses procedimentos mudam; o seu contador ou a SEFAZ do seu estado dão a regra atual. A lição prática é outra: confira a nota logo depois de emitir, enquanto o cancelamento ainda é simples.
Carta de correção: o que ela corrige e o que não corrige
A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é um evento que corrige campos da NF-e já autorizada, sem cancelar a nota. Carta de correção em papel não vale para NF-e.
O Ajuste SINIEF 07/05 lista o que ela não pode corrigir:
- Variáveis que determinam o valor do imposto: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação.
- Dados cadastrais que impliquem mudança do remetente ou do destinatário.
- Data de emissão ou de saída.
- Campos da NF-e de exportação informados na DU-E.
- Inclusão ou alteração de parcelas de vendas a prazo.
Fora disso, ela costuma resolver erros como complemento do endereço, peso e volumes, dados da transportadora, texto de informações complementares e descrição do produto, desde que a correção não mude imposto. Na dúvida sobre um campo tributário, como o CFOP, pergunte ao contador.
Regras de uso:
- A última carta vale por todas. Havendo mais de uma CC-e para a mesma nota, a última deve consolidar todas as correções anteriores.
- Limite de 20 cartas por nota e texto entre 15 e 1.000 caracteres, de preferência sem acento.
- Não demore. Muitos emissores e autorizadores trabalham com prazo de 30 dias após a autorização para aceitar a CC-e. Corrija assim que descobrir o erro.
Um exemplo de texto claro: "Onde se le Rua das Flores 12, leia-se Rua das Flores 120, apto 3".
Qual ferramenta usar em cada erro
| Erro | Dentro de 24h, sem envio | Depois do envio ou do prazo |
|---|---|---|
| Número da casa, complemento, bairro | Carta de correção | Carta de correção |
| Peso, volumes, transportadora | Carta de correção | Carta de correção |
| Cliente errado (outra pessoa) | Cancelar e emitir de novo | Falar com o contador |
| Quantidade ou valor errado | Cancelar e emitir de novo | Falar com o contador (nota complementar, devolução ou estorno, conforme o caso e o estado) |
| Nota em dobro | Cancelar a nota a mais | Procedimento do estado para cancelamento extemporâneo ou estorno |
| Cliente devolveu a peça | — | Nota de devolução |
Um caso real de conta: pedido de R$ 180 com quantidade 2 em vez de 1, faturado a R$ 360. Descoberto 3 horas depois, com a peça ainda na bancada: cancela e emite a de R$ 180. Descoberto 3 dias depois, já entregue: a carta de correção não pode mexer em quantidade nem valor, e você declarou R$ 180 de faturamento a mais. Aí o caminho depende do estado e precisa do contador. A conferência antes de emitir vale mais que qualquer correção depois.
NF-e de devolução
Quando a mercadoria volta, por arrependimento, defeito ou troca, a venda original não é cancelada: registra-se a devolução com uma nova NF-e que anula a saída, total ou parcialmente.
- Cliente pessoa física ou empresa sem inscrição estadual: em geral é você quem emite uma NF-e de entrada, com finalidade de devolução, referenciando a chave da nota original.
- Cliente contribuinte do ICMS (com IE): normalmente é ele quem emite a nota de devolução para você.
- CFOP: devolução de venda de produção própria usa 1.201 (mesmo estado) ou 2.201 (outro estado); devolução de mercadoria comprada de terceiros usa 1.202 ou 2.202. Qual se aplica à sua peça depende de como sua atividade está enquadrada: confirme com o contador.
No Bling, a devolução pode ser gerada a partir da nota original de saída (opção "Gerar Devolução"), depois de cadastrar uma natureza de operação de devolução, que é uma operação de entrada. A peça volta ao estoque e o faturamento daquela venda é anulado.
No dia a dia
- Confira cada nota logo após a autorização, principalmente cliente, quantidade e valor.
- Não poste a peça antes de conferir a nota; a postagem encerra a chance de cancelar.
- Guarde o XML da nota original e o da devolução ou da carta de correção.
- Se erro repetido aparece, corrija o cadastro de origem. Veja os erros mais comuns na NF-e.
No 3D Control, a NF-e é emitida pelo Bling do lojista e o cancelamento também é feito no Bling; o pedido mostra o aviso do prazo de 24 horas para você não perder a janela. Veja nota fiscal pelo Bling.
Faça essa gestão sem planilha
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