Você emitiu a NF-e, a SEFAZ autorizou, e o sistema oferece um PDF chamado DANFE. Muita gente trata esse papel como se fosse a nota fiscal. Não é. Entender a diferença evita erro na hora de despachar pedido, de responder o cliente que "não recebeu a nota" e de mandar arquivos para o contador.
O que é o DANFE
DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. A nota fiscal de verdade, a NF-e, é um arquivo digital (XML) assinado com o certificado digital da empresa e autorizado pela SEFAZ. O DANFE é uma representação impressa e resumida desse arquivo, criada para acompanhar a mercadoria no transporte e para facilitar a consulta.
O item mais importante do DANFE é a chave de acesso: um número de 44 dígitos, também impresso como código de barras. Com ela, qualquer pessoa consulta a nota no Portal da NF-e e confirma se está autorizada, cancelada ou se nunca existiu.
| XML da NF-e | DANFE | |
|---|---|---|
| O que é | A nota fiscal, com validade jurídica | Um resumo impresso da nota |
| Formato | Arquivo .xml assinado e autorizado | Papel ou PDF |
| Para que serve | Escrituração, contabilidade, comprovação da operação | Acompanhar o pacote e facilitar a consulta |
| Quem precisa guardar | Quem emite e quem compra | Não substitui a guarda do XML |
DANFE comum, simplificado e etiqueta
Existem alguns formatos de impressão, e o emissor costuma oferecer mais de um:
- DANFE normal (retrato ou paisagem): a folha A4 com emitente, destinatário, itens, impostos, transporte e chave de acesso. É o que o contador e o cliente empresa estão acostumados a ver.
- DANFE Simplificado – Etiqueta: uma versão reduzida, impressa em etiqueta menor que A4, pensada para venda a consumidor final no comércio eletrônico e operações parecidas. Deve ser colado na embalagem e seguir o padrão técnico definido no Ajuste SINIEF 07/05 e na NT 2020.004. Ela não traz a lista completa de itens, mas mantém os dados essenciais e a chave de acesso.
- DANFE Simplificado – Varejo: formato mais recente, criado para vendas presenciais com entrega em domicílio. Para quem vende peça impressa pela internet, o formato de etiqueta é o que costuma interessar.
Para quem já imprime etiqueta de envio em impressora térmica, o formato simplificado é prático: sai uma etiqueta com o DANFE e outra com o frete, ou as duas no mesmo arquivo. O Bling, por exemplo, tem a opção de imprimir DANFE Simplificado + etiqueta de transporte a partir das notas de saída.
Quando imprimir o DANFE
A regra geral é: se a mercadoria vai circular acompanhada de NF-e, o DANFE vai junto. Na prática, para quem vende impressão 3D:
- Emita a nota antes de despachar. O DANFE só existe depois que a NF-e foi autorizada. Não imprima "prévia" de nota ainda não autorizada e cole no pacote.
- Cole o DANFE na embalagem ou coloque num envelope plástico por fora. A transportadora precisa ver o documento sem abrir a caixa.
- Confira se o DANFE e a etiqueta de frete são do mesmo pedido. Com vários pacotes na bancada, trocar etiquetas é fácil. Imprima os dois em sequência, pedido por pedido.
- Entrega em mãos ou retirada: o DANFE também deve acompanhar a peça. Leve impresso ou combine com o contador o procedimento no seu estado.
Nas vendas pelo marketplace, o canal pode ter regra própria sobre onde e como a nota aparece, e em algumas modalidades a própria plataforma cuida da etiqueta. Veja nota fiscal no Mercado Livre e na Shopee.
O que enviar para o cliente
A legislação obriga o emitente a encaminhar ou disponibilizar para download o arquivo XML da NF-e, com o protocolo de autorização, ao destinatário. A forma não é fixada: e-mail, link ou portal, desde que o cliente consiga receber. Por isso o e-mail do cliente, mesmo sendo opcional na nota, faz diferença. Veja dados do cliente para nota fiscal.
- Cliente pessoa física: costuma querer só o PDF do DANFE para ter o comprovante e usar na garantia. Mande o PDF e o XML juntos no mesmo e-mail e pronto.
- Cliente empresa: o XML é o que importa para a contabilidade dele. Muitas empresas só lançam a compra com o XML. Mande sempre os dois.
- Pelo WhatsApp: dá para mandar o PDF por lá, mas não deixe de enviar o XML por e-mail ou link. Mensagem se perde.
Guarde o XML, não só o PDF
Emitente e destinatário devem guardar a NF-e em arquivo digital pelo prazo da legislação tributária e apresentar ao fisco quando pedido. O PDF do DANFE não substitui o XML. Na prática:
- Deixe os XML no próprio emissor e faça uma cópia periódica fora dele (pasta na nuvem por mês, por exemplo).
- Guarde também o XML das notas de compra: filamento, peças, impressora. Eles comprovam a entrada de material.
- Mande os XML do mês para o contador na data combinada. A maioria dos emissores exporta tudo em um arquivo compactado.
Erros comuns com o DANFE
- Enviar DANFE de nota cancelada. Se a nota foi cancelada, o DANFE dela não vale mais. Emita a nova e reimprima. Veja cancelar nota fiscal e carta de correção.
- Achar que o DANFE é a nota. Cliente empresa que recebeu só o PDF vai voltar pedindo o XML.
- Imprimir o formato simplificado para quem não pode recebê-lo. O formato de etiqueta foi pensado para venda a consumidor final no comércio eletrônico. Para outros casos, confirme com o contador.
- Perder o vínculo com o pedido. Nota emitida, mas ninguém sabe de qual pedido ela é. Guarde número e chave junto da venda.
No 3D Control, quando a NF-e é emitida pelo Bling a partir do pedido, número, chave, DANFE e PDF voltam para o próprio pedido, e as etiquetas 4x6 de frete saem pelo Melhor Envio no plano Pro. Veja como funciona na página da integração com o Bling e o passo a passo em como emitir nota fiscal de impressão 3D.
Faça essa gestão sem planilha
No 3D Control cada pedido já sai com custo, preço e lucro, a fila de impressão fica organizada e o estoque de filamento se atualiza sozinho.